用 AI 處理日常公事：電郵、會議筆記、文件總結（香港打工仔實戰）

唔少香港打工仔每日花成兩三個鐘喺電郵、會議筆記同文件處理。AI 用得啱，可以慳一半時間。呢篇分享我同身邊朋友嘅實戰 workflow，附即 copy 即用嘅 prompt。

一、寫／改電郵：5 分鐘搞掂

寫一封新電郵

幫我寫一封英文電郵畀客戶 [客戶姓氏]，
背景：我哋下星期三本來要交報告，但因為個 server 維修延咗 2 日，
新交付日期係 5 月 12 號。
語氣：誠懇、專業、唔好過份道歉。
長度：約 120 字。

改一封你寫好嘅電郵

以下係我寫嘅電郵草稿，幫我：
1. 修正文法
2. 語氣改得專業少少但唔好太硬
3. 結尾加返一句正面嘅 closing
保留我嘅原意，唔好加新內容。

[paste 原文]

翻譯／本地化

將呢段中文電郵翻成英文，receiver 係新加坡同事，
語氣 casual 友善，唔好太 formal：
[paste 原文]

香港 tip：寫畀本地客戶嘅中文電郵，記得加一句「請 AI 用繁體中文（香港）」，避免出現「您」「我們」「貴公司」等過份書面嘅詞。

二、會議筆記：由 voice memo 到 action items

Workflow：

用手機錄音 App（iPhone Voice Memo／Android Recorder）錄低會議。
用 Otter.ai、Notta 或者 ChatGPT／Gemini 嘅語音功能轉文字。
Paste 文字稿俾 AI 整理：

以下係一段會議錄音文字稿，請整理成會議紀要：

1. **議題**（每個 bullet 一句）
2. **決定事項**
3. **跟進事項**（列明：邊個負責、做咩、死線）
4. **未解決問題**

語言：繁體中文（香港），唔使逐字 quote。

[paste 文字稿]

注意：如果會議涉及客戶／同事真實姓名，建議先用代號替換（A、B、C）再 paste。

三、總結長文件：30 頁 PDF 5 分鐘睇晒

ChatGPT Plus、Claude Pro、Gemini AI Premium 都可以 upload PDF。

通用總結 prompt

請總結附件 PDF，分以下部分：
1. 一句話講重點
2. 5 個 key takeaways
3. 對 [我嘅角色：例如 marketing manager] 嘅 implications
4. 我應該再深入了解嘅 3 個問題

繁體中文（香港）回覆。

合約／條款

請幫我用淺白繁體中文解釋呢份合約：
1. 我（甲方）有咩責任？
2. 對方（乙方）有咩責任？
3. 有冇紅旗條款（不公平、罰款重、終止難）？
4. 你建議我簽之前要問律師咩？

注意：你唔係律師，建議只供參考。

重要：合約涉及第三方資料，最好用企業版 AI 或者用代號替換敏感資料。

四、寫 Report／Proposal：分階段協作

唔好一句叫 AI 寫成份 report，質素一定差。試呢個 4 步法：

大綱：「我要寫一份 [主題] 嘅 proposal 畀 [對象]，幫我列 5–7 個 section 大綱。」
修訂大綱：自己諗過後，「將第 3 點拆做 3.1 同 3.2，第 5 點刪除。」
逐 section 寫：「依個大綱寫 section 2，約 300 字，要有 1 個 example。」
整體 polish：「將以下整份文 polish 一次，統一語氣，刪除重複，繁體中文（香港）。」

五、Excel／數據處理

雖然唔係專業 BI，但 AI 處理常見 Excel 工作好快：

我有一個 Excel sheet，A 欄係日期，B 欄係銷售金額（HKD），
共 2024 年 1 月至 12 月每日數據。

幫我：
1. 列出每月總銷售
2. 搵出最高同最低嘅月份
3. 比較上下半年差異
4. 俾我一個簡單 insight

請俾我可以直接 copy 落 Excel 嘅 formula。

如果有真實數據，建議用 Claude／ChatGPT 嘅 Code Interpreter／Analysis 功能 upload 檔案，準確度高好多。

六、面試／提案準備

我下星期會 pitch 一個 [產品／服務] 畀 [客戶背景]。
請扮演佢哋嘅 [職位]，問我 10 條最 challenging 嘅問題，
我答完之後逐條俾 feedback。
語言：繁體中文（香港）。

呢招做面試／pitch rehearsal 好有用。

七、香港打工仔避伏 checklist

❌ 唔好 paste 客戶名單、身份證、財務細節落公開 AI。
❌ 唔好交 AI 寫嘅嘢 冇睇過 就出。AI 會編資料。
❌ 唔好喺敏感行業（金融、法律、醫療）用免費版處理客戶資料。
✅ 寫完叫 AI fact check 一次，但自己仲要再核實。
✅ 公司有 AI policy 就跟，冇就主動同 IT／HR 確認。
✅ 用代號替換真名同數字，再 paste。

結語

AI 唔會取代你份工，但識用 AI 嘅人會取代唔識用嘅人。最好嘅學法就係由今日開始，揀一兩件你最唔想做嘅文書工作交俾 AI 試做，慢慢養成 workflow。